Версия для печати   
 
 
Дополнение к документации  
 
Импорт документов.
 
     Назначение
     Формат входного файла
     Настройки импорта
     Сообщения об ошибках
     Приложение
 
 Назначение
 

     Импорт документов предназначен для пакетного ввода документов из текстового файла формата CSV (comma separated value). При помощи импорта могут быть введены документы из других программ. Для этого нужно экспортировать нужные документы и сохранить их в CSV-формате, а затем ввести документы из полученного CSV-файла в базу данных Trade Assistant, воспользовавшись модулем Импорт документов.

     Другое применение импорта документов - генерация базы данных в Trade Assistant. Например, вы хотите перенести из одной базы данных Trade Assistant в другую базу не все документы, а только документы, отвечающие некоторому формальному признаку. В этом случае вам необходимо в первой базе построить отчет, в который будут входить все документы, соответствующие этому формальному признаку. Построенный отчет следует сохранить в CSV-файле, и затем импортировать этот файл во вторую базу данных.

     Документы, введенные в базу данных модулем Импорт документов, оказывают на базу данных те же изменения, как если бы они были введены вручную. Так, например, документ типа отгрузка (SI) списывает товар со склада и записывает его сумму на баланс клиента, документ типа резерв (SP) резервирует товар на складе и т.п. Таким образом, при импорте работают все те же ограничения, что и при ручном вводе. Так, например, нельзя импортировать расходный документ на товар, которого нет на складе в достаточном количестве. Нельзя также импортировать документ, в котором указан контрагент (склад, расчетный счет, валюта, товар), отсутствующий в соответствующем справочнике. Отсюда следует, что при импорте документов предварительно следует позаботиться о вводе всех необходимых элементов в соответствующие справочники. Сделать это можно как в ручном, так и потоком (командной Файлы/Импорт основного модуля).

 
Формат входного файла

 

     Как уже говорилось, входной файл для импорта документов должен иметь CSV-формат. Существует два допустимых способа представления данных для импорта во входном файле.

                    Первый способ.

     Каждому товарному документу соответствует несколько строк. Первая из них описывает заголовок документа. В ней обязательно должны быть указаны следующие поля: номер документа, тип (целое число от 0 до 21, см. Приложение), дата, контрагент, склад, расчётный счёт, валюта, курс и количество товарных позиций в документе. Следующие строки описывают товарные позиции документа. В них обязательно должны быть следующие поля: артикул товара, количество и цена. Кроме того, в профессиональной версии обязательно должны быть поля: комплект, количество в комплекте и количество комплектов.

     Каждому платежному документу соответствует одна строка - заголовок документа, в которой обязательно должны быть указаны следующие поля: номер документа, тип, дата, контрагент, расчетный счет, валюта, курс.

          Примечание 1. Этот способ удобен в том случае, если вы точно знаете количество товарных позиций в каждом документе. Например, в базах данных в формате Trade Assistant это значение хранится в заголовке документа в поле Npos.

          Примечание 2. Количество строк, описывающих товарные позиции документа, должно быть равно значению поля количество товарных позиций в заголовке документа.

          Примечание 3. При импорте в профессиональной версии некомплектных товаров значение поля комплект совпадает с артикулом, а количество комплектов - с количеством.

                    Второй способ.

     Каждому товарному документу соответствует несколько строк. Сначала идут строки, описывающие товарные позиции документа. Первое поле в этих строках должно содержать символы @D - указатель на то, что эти строки соответствуют товарным позициям; эти строки должны обязательно содержать поля: артикул, количество и цена. Кроме того, в профессиональной версии обязательно должны быть поля: комплект и количество комплектов. Далее идет строка, соответствующая заголовку документа. Первое поле в этой строке должно содержать символы @H - указатель на то, что эта строка соответствует заголовку документа. Кроме того, она должна обязательно содержать следующие поля: номер документа, тип, дата, контрагент, склад, расчётный счёт, валюта, курс.

     Платежному документу соответствует одна строка, начинающаяся с символов @H и содержащая поля: номер документа, тип, дата, контрагент, расчетный счет, валюта, курс.

     Примечание 1. Этот способ удобен в том случае, если вы заранее не знаете количество товарных позиций в каждом документе.

     Примечание 2. При импорте в профессиональной версии некомплектных товаров значение поля комплект совпадает с артикулом, а количество комплектов - с количеством.

     Примечание 3. В обоих случаях необходимо следить, чтобы количество товарных позиций в документе не превышало 125.

     Как в первом, так и во втором способе представления данных порядок полей во входном файле не важен. Соответствие полей входного файла полям базы данных можно установить настройкой (не забудте её сохранить!). Следите, чтобы в файле присутствовали все обязательные поля, перечисленные выше. В частности, обратите внимание, что курс валюты является обязательным полем. Курс должен быть указан, даже если вы импортируете документы в базовой валюте, при этом значение курса должно быть равно 1.

 
Настройка импорта

 

      Импорт документов вызывается командой меню Инструменты/Импорт документов. На экране появляется диалог настройки импорта, изображенный на рисунке 1.

Примечание. Так как модуль Импорт документов является дополнительным модулем, эта команда будет доступна только в случае приобретения этого модуля.
 
Диалог импорта документов.
Рис. 1. Импорт документов из файла
 

     В настройке необходимо указать имя файла с данными для импорта, поля заголовка документа, поля товарных позиций документа, режим импорта (добавление, изменение или оба режима), разделители полей в исходном файле, разделители даты, времени, тысяч и десятичный разделитель, символ для текста и способ кодировки.

     При указании полей заголовка документа и товарных позиций следует иметь в виду, что первое поле в исходном файле будет импортировано в первое поле списка, второе поле - во второе поле и т.д. Если Вы не хотите импортировать какие-либо поля из входного файла, то поставьте вместо них в настройке фиктивное поле <пропустить>.

    В качестве разделителя полей, даты, времени, тысяч и десятичного разделителя и разделителя текста следует указать те разделители, которые используются в исходом CSV-файле. Первоначально в настройку загружаются разделители из настройки Windows.

     Исходный файл можно импортировать не с начала, а пропустить несколько первых строк (например, пропустить шапку отчета и/или заголовки колонок). Количество пропущенных строк следует ввести в поле Пропустить.

     По умолчанию режим импорта Добавление служит только для добавления новых документов. Если в настройке установлен режим импорта Добавление, но встретился документ, уже имеющийся в базе (т.е. документ, имеющий тот же тип и номер), то программа выведет сообщение с запросом и следующими вариантами ответа: обновить текущий документ, обновить все такие документы, пропустить текущий документ, прекратить импорт.

     Режим Исправление служит только для обновления документов, уже существующих в базе. В этом режиме невозможно ввести новые документы. Если при установленном режиме Исправление в исходном файле встретился документ, которого в базе данных нет, то он будет пропущен без всяких сообщений.

     Режим импорта Оба режима служит как для добавления новых, так и для обновления существующих документов. В отличие от режима Добавление, обновление существующих документов в этом режиме будет сделано без всяких дополнительных запросов.

     Кнопка Кнопка 'Импорт' начинает импорт документов с использованием выполненной настройки. Кнопка Кнопка 'Обмен' прерывает импорт документов. Подготовленную настройку можно сохранить в файле с расширением jil. Для этого достаточно нажать на кнопку Кнопка 'Сохранить'. При следующем сеансе импорта эту настройку можно прочесть, нажав на кнопку Кнопка 'Прочесть'.

Если вы нажмете кнопку Импорт, не сохранив настройку, то импорт произойдет с заданными параметрами, но в файле настройка сохранена не будет.

 
Сообщения об ошибках

 

     При проведении импорта программа проверяет содержимое документов. Причем наличие полей Номер документа и Тип документа контролируется на этапе редактирования настройки, а остальное проверяется только в процессе импорта. Примерами ошибок могут служить неверные значения имени контрагента, названия склада и расчетного счета, сокращенного наименования валюты, нулевое количество товарных позиций в товарном документе. Ошибкой также считается нехватка товара на складе при попытке импортировать документ на отгрузку. Документы, содержащие ошибочные значения полей импортированы не будут.

 
Приложение

 

Операция,Тип

Type
Мнемокод

doctype(Type)

Знак
docsign(Type)

Примечание
   Закупка: приход
0
PI
+1
  purchase invoice
   Закупка: заказ
1
PO
0
  purchase order
   Продажа: отгрузкà
2
SI
-1
  sales invoice
   Продажа: резерв
3
SP
0
  sales proforma
   Продажа: заказ
4
SQ
0
  sales quotation
   Поправка
5
AD
+1
  ajustment
   Перемещение со склада на склад: приход*
4*
TR+*
+1
  transfer of goods(incoming)
   Перемещение со склада на склад: расход*
7*
TR-*
-1
  transfer of goods(outgoing)
   Возврат от покупателя
13
RE
+1
  restitution
   Возврат поставщику
22
RV
-1
  restitutionto vendor
   Расчеты с покупателями: платеж
9
CP
+1
  customer's payment
   Расчеты с покупателями: возврат
10
CR
-1
  customer's return
   Расчеты с поставщиками: платеж
11
VP
-1
  vendor's payment
   Расчеты с поставщиками: возврат
12
VR
+1
  vendor's return
   Перевод со счета на счет: поступление денег
14
TF+
+1
  transfer of finances (incoming)
   Перевод со счета на счет: снятие денег
15
TF-
-1
  transfer of finances (outgoing)
   Сборка
17
AS
+1
  assemble
   Разборка
19
DA
+1
  disassemble
   Производство
21
PR
+1
  production
 

          * - TR+ не импортируется, а создается на основе соответствующего TR-.

 
© ООО "ПК-СОФТ" 2004