Версия для печати         


Дополнение к документации         


Закрытие периода


     Общие положения
     Порядок работы

     Чистка

     Отчеты

 
Общие положения

   Операция Закрытие периода разделяется на две части: собственно Закрытие периода и Архивацию. В первой части происходит пересчет всех начальных состояний на дату начала периода (ДНП): начального состояния склада, начального баланса с клиентами, начальной суммы на счетах. До-кументы, имеющие дату до ДНП могут быть уничтожены из базы данных, а могут быть и оставлены в ней. Так, возможно, вы захотите оставить в базе все резервы и заказы и убрать все отгрузки, приходы, платежи и перемещения. Возможно, вы захотите оставить также и незакрытые документы, с тем, чтобы можно было их впоследствии закрывать новыми документами.

   Оставленные документы с датой меньше, чем ДНП, имеют статус В архиве. Документы на от-грузку и приход, платежи и перемещения, имеющие статус В архиве, нельзя редактировать (но можно установить с ними связь). Резервы и заказы можно редактировать, в том числе можно перевести их в отгрузку или приход, но только с датой больше, чем ДНП.

   Все документы с датой до ДНП, оставленные в базе, можно впоследствии удалить операцией Чистка.

   Кроме того, при Закрытии периода вы можете автоматически удалить старые элементы любого справочника, т.е. элементы, которые не проходят ни в одном документе, оставленном в базе. Таким образом можно очистить базу данных от старых клиентов, товаров и т.п.

   При Закрытии периода исходная база данных не уничтожается автоматически, а сохраняется в специальном каталоге. Вы можете ее уничтожить самостоятельно, или сохранить.

   При Архивации создается архивная база данных, куда записываются все документы с датой до ДНП. В архивную базу переписываются также все справочники. Архивная база будет записана в указан-ный вами каталог. При последующей архивации новая архивная база будет записана в отдельный ката-лог, или же добавлена в предыдущий. При желании можно отказаться от создания архивной базы.

   С архивной базой можно работать, как и с обычной. Предварительно следует выполнить все пе-ресчеты в модуле Администратор: Пересчет себестоимости, Пересчет состояния склада, Пере-счет счетов, Пересчет баланса клиентов. Закрытии периода и Архивация выполняются в монопольном режиме. Обе эти операции доста-точно длительные. Поэтому выполнять их лучше всего в конце рабочего дня или даже посвятить этому выходной.

    Как правило, Закрытии периода делают для того, чтобы уменьшить размеры рабочей базы. Од-нако, еще раз подчеркнем, что в ряде случаев эту операцию имеет смысл выполнять и без удаления документов из базы. Пусть, например, вы хотите, чтобы никто ни при каких обстоятельствах не мог от-редактировать документы за прошедший месяц. Закройте период с датой на первое число следующего месяца, и вы получите желаемый эффект. Кроме того, все точки отсчета также переместятся на первое число месяца: начальное состояние склада, начальный баланс с клиентами, начальное состояние сче-тов. Это необходимо учитывать при построении отчетов.

 

Порядок работы

  Перед закрытием периода необходимо выполнить Ремонт/Связи в модуле Администратор, а также выполнить Пересчет себестоимости.

Вызовите операцию Закрытие периода модуля Администратор. Первым делом система проверяет содержимое складов, а именно, вычисляет, нет ли дат, на которые на складах числится от-рицательное количество какого-либо товара. После этой проверки система выдает календарь, в котором следует указать ДНП. Если при проверке обнаружились даты с отрицательным количеством товара на складе, то они будут выделены красным цветом. Эти даты не могут быть датой начала периода (ДНП).
Для определения какой товар и по какой причине уходил в минус, можно воспользоваться специальным отчетом.

Выберите нужную дату и нажмите кнопку <Дальше>. Вам будет предложено окно для автомати-ческого удаления неиспользуемых элементов справочников (верхняя часть) и документов (нижняя часть).

Пометьте те справочники, которые вы хотите автоматически очистить от старых элементов. Будьте внимательны, так как в этом случае будут автоматически удалены все элементы отмеченного справочника, на которые нет ссылок в оставшихся документах.

Если же вы не воспользуетесь автоматическим удалением всех "старых" элементов, то впослед-ствии сможете удалить их вручную из соответствующих справочников.

В нижней части экрана отметьте типы документов, которые вы хотите автоматически удалить из базы. Документы, которые не будут удалены автоматически, можно будет впоследствии удалить опе-рацией Чистка.

Нажмите кнопку <Дальше>. Система начнет процедуру закрытия периода. Можете расслабиться и выпить чашку кофе (возможно, и не одну).

Новая база временно создается с в каталоге с тем же названием, что и старая, и расширением .999. Если по какой-либо причине произойдет сбой во время операции (например, на диске не хватило места), то старая база останется в прежнем каталоге. Если закрытие периода завершится благополуч-но, то каталог со старой базой переименуется в каталог с расширением ~~1, а каталог с новой базой по-лучит его прежнее имя. Таким образом, новая рабочая база останется в том же каталоге, где была пре-дыдущая.

После завершения Закрытия периода система готова приступить к процедуре Архивация. Вы-берите одну из трех возможностей:

  • Добавить в старый архив (если он есть на диске)
  • Создать новый архив
  • Не архивировать

В первых двух случаях следует указать путь к каталогу с архивной базой. В случае необходимо-сти система сама создаст нужный каталог. Нажмите кнопку <Дальше> и можете спокойно продолжать пить кофе, пока создается архивная база. По окончании процесса вы получите сообщение "Архивация закончена". Кроме того, на экран буде выведена информация о том, где находятся рабочая, старая и архивная базы.

В третьем случае архивная база не создается и это же сообщение вы получаете сразу.

Выйдите из системы. При последующем входе вы автоматически окажетесь в новой базе дан-ных.

Чистка

  Операция Чистка вызывается из модуля Администратор. Она позволяет удалить любые до-кументы, имеющие статус в архиве.

При вызове операции вы видите таблицу, содержащую все такие документы. Настройте таблицу, вставив туда нужные колонки. Настройка выполняется стандартным способом, по правой кнопки мыши. Отсортируйте таблицу удобным образом. Пометьте документы, предназначенные для уничтожения. (Для выбора нескольких элементов используйте клавиши или стандартным для Windows способом). Нажмите кнопку Удаление ("Мусорная корзина").

 

Отчеты

Если в базе остались документы до начала периода, то, возможно, вам придется переделать не-которые отчеты. Так, отчеты, использующие начальное состояние склада, счета или начальный баланс с клиентом, должны строится за период дат не ранее, чем ДНП или же включите в дополнительный фильтр условие not Archive, чтобы исключить двойной учет документов с датой меньше ДНП. Это же относится к отчетам, в которых используется параметр Начальное состояние как документ. Из стандартных отчетов такими являются: Расчеты с контрагентом, Оборотная ведомость, Движение товаров, Складская карточка, Склад на заданное число.

 

© ООО "ПК-СОФТ" 2004