Настройка Trade Assistant

Система Trade Assistant предлагает пользователям широкий спектр возможностей настройки. Часть этих возможностей относится к настройке компании в целом, другая позволяет каждому отдельному пользователю установить удобные для себя параметры. Используя эти возможности, каждая фирма может настроить систему в соответствии со своими потребностями. Возможности настройки важны также для быстрой адаптации к изменениям законодательства.

  Настройка компании

Настраиваемые дополнительные поля
Наряду со стандартными полями администратор системы может дополнить справочники собственными полями, использовать которые фирма может по своему усмотрению, учитывая тем самым свою специфику торговли. Дополнительные поля могут быть числовыми, текстовыми или иметь тип "дата". Так, в справочник товаров можно включить, например, такие поля, как цвет, вес упаковки, срок реализации и т. П. Справочник контрагентов можно дополнить, например, полями фирма-производитель, контактные лица, история отношений с клиентом и т. д. Дополнительные поля можно также использовать для установки условий работы с клиентами. Так, например, если в качестве одного дополнительного поля справочника контрагентов ввести дату очередной встречи с клиентом, а в качестве другого --- краткое описание предмета встречи, то, отсортировав справочник контрагентов по первому полю, вы сразу получите список предстоящих на сегодня встреч.

Настройка точности
При настройке базы данных пользователь может сам выбрать точность, с которой требуется учитывать количество единиц товара, а также установить свою точность расчета для каждой валюты. Так, например, фирма, торгующая исключительно штучным товаром, установит число десятичных знаков для учета товара, равное 0, а фирма, учитывающая товар в граммах и килограммах, установит это же число равное 2 или 3. Фирма, торгующая очень дешевым товаром, возможно захочет учитывать валюту с точностью до трех или более знаков, в то время как большинство других фирм вполне удовлетворит учет денежных сумм с точностью до двух знаков.

Классификатор товаров и услуг и классификатор контрагентов
Одной из особенностей системы Trade Assistant является наличие классификатора товаров неограниченной глубины вложенности. Классификатор товаров дает возможность структурировать номенклатуру товаров, что существенно облегчает писк товаров и ускоряет оформление документов при большой номенклатуре. Классификатор создается как отдельная надстройка над номенклатурой товаров и содержит ссылки на отдельные товары из номенклатуры. Товары могут быть включены в классы или подклассы любого уровня. Один и тот же товар может быть включен сразу в несколько классов классификатора. Такой подход облегчает пользователю поиск товаров в классификаторе. Различные пользователи могут иметь разные представления о классификации товаров, и способ классификации, естественный для одного пользователя, может поставить в тупик другого. Возможность включать товар в классификатор несколько раз дает возможность при создании классификатора совместить различные способы классификации. Система имеет также классификатор контрагентов, который устроен аналогично классификатору товаров.

Разработка бланков документов и форм отчетности
Важным инструментом настройки является редактор бланков, позволяющий пользователям самим создавать и редактировать бланки документов: накладных, счетов, приходных ордеров, платежных поручений и т. п. Используя этот модуль можно легко приспособить бланки для нужд конкретной компании, и, кроме того, в случае изменения законодательства бланк документа легко модифицируется: в него можно вставить новые поля, удалить лишние, изменить расчетные формулы. Не менее важным инструментом настройки является генератор отчетов, который дает возможность создавать и редактировать различные формы отчетов, как для внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Различным категориям пользователей --- менеджеру, бухгалтеру, руководителю компании --- для работы необходимы различные отчеты. Каждый пользователь может сгруппировать нужные ему отчеты в свой файл и пользоваться в дальнейшем только этим файлом.

  Настройка прав доступа

При работе нескольких пользователей с системой имеет смысл каждому пользователю установить свои права доступа к базе данных.

Права можно установить как на уровне операций, так и на уровне данных. Каждому пользователю системы можно разрешить выполнять свой набор операций. Запрещенные операции не будут видны пользователю в меню. На панели инструментов не будет кнопок, соответствующих этим операциям.

Пользователю можно запретить видеть любое поле базы данных. Например, во многих фирмах распространена практика, запрещающая рядовым пользователям видеть поле Себестоимость.

Запрещенное поле становится как бы "невидимым" для пользователя: он не видит его в списке полей, лишен возможности вставить закрытое от него поле в таблицу, увидеть его в отчете или же использовать в выражении. Пользователь может вообще не догадываться, что поле существует в базе данных.

Наконец, можно запретить доступ к данным на уровне записей. В системе имеется возможность установить отдельные фильтры на чтение, создание, изменение, и удаление записей каждого файла базы данных. Например, пользователю можно запретить удалять все записи или записи, отвечающие определенному условию. Можно запретить редактировать вчерашние и более ранние документы. Можно дать права видеть только операции, проведенные с определенной группой складов или с группой расчетных счетов, в этом случае пользователь может вообще не знать, что в базе данных существуют скрытые от него склады или расчетные счета.

Настройка таблиц
При работе с системой Trade Assistant пользователь получает оперативную информацию не только из отчетов, но и из различных таблиц, отражающими содержание файлов базы данных. Поэтому очень важно, что пользователь может легко настроить таблицы в соответствии со своими вкусами и потребностями, а именно: включать в таблицу любые доступные ему поля, исключать колонки из таблицы, сортировать таблицу по любой из колонок, изменять шрифты и ширину колонок таблицы, установить фильтры, а также осуществлять быстрый поиск в таблице. После окончания сеанса работы, все настройки запоминаются. Важно отметить, что настройка таблиц привязана не к компании в целом, а к конкретной рабочей станции. Таким образом, при работе в сети каждый пользователь настраивает таблицы независимо от других пользователей.