Справочник товаров содержит всю номенклатуру товаров, которыми торгует данная компания. Кроме того, в справочник товаров входят также услуги, которые могут быть включены в документ наравне с обычным товаром, но обрабатывается при этом несколько иначе. Справочник товаров используется при выполнении всех товарных операций. Каждая запись справочника содержит следующие поля: артикул товара, категория товара, тип (товар или услуга), название и описание товара, штрих-код, единицы измерения и дата последней модификации записи. Кроме того, справочник товаров содержит 8 полей для указания цен реализации товара, что дает возможность устанавливать различные цены для различных групп покупателей. Справочник покупателей, в свою очередь, содержит поле с номером колонки прейскуранта, по которой с этим покупателем ведется торговля. При выполнении операции продажи товаров этот номер определяет цену реализации, которая будет автоматически проставлена в документе.

При работе со справочником товаров можно использовать классификатор, представляющий собой древовидную структуру неограниченной глубины вложенности.

В этом справочнике содержится информация о всех партнерах, с которыми торгует компания. Каждая запись этого справочника содержит всю необходимую информацию о партнере: название компании (или фамилию контрагента, если это частное лицо), почтовый адрес, телефон, факс, категорию контрагента. Для каждого партнера система Trade Assistant дает возможность установить индивидуальные условия работы. Так, в карточке клиента можно установить колонку, по которой обычно фирма торгует с этим клиентом --- в этом случае при выписке счетов и накладных цены будут проставляться автоматически в соответствии с установленной колонкой. Можно установить кредитную линию --- система сама будет следить, чтобы долг клиента не превысил установленного максимума. Можно установить отсрочку платежа --- и этот срок будет автоматически проставляться в счетах. Справочник контрагентов содержит также всю необходимую информацию для того, чтобы подсчитать полный баланс контрагента: сумму, на которую ему были отпущены товары и количество денег, заплаченных за эти товары, если контрагент является покупателем, и, наоборот, сумму, на которую контрагент отпустил товаров компании и количество денег, заплаченных за эти товары, если контрагент является поставщиком. При выполнении основных операций эти величины будут постоянно корректироваться, и баланс контрагента будет пересчитываться.

При работе со справочником товаров можно использовать классификатор.

Система Trade Assistant позволяет вести любое необходимое количество складов компании. Информация о них содержится в справочнике складов. Очень часто в справочник складов удобно включать не только реальные склады, но и некоторые «виртуальные». Так, например, удобно иметь склад «Ожидаемые товары», на который будут приходоваться товары, находящиеся в пути от поставщика. Введя такой склад, вы получите возможность выписывать счета на товары, которых реально нет в компании, но которые должны поступить в ближайшее время. Когда товары действительно поступят, достаточно будет перевести их на нужный склад. Система предоставляет возможность сделать этот перевод автоматически. Удобно завести также такие «виртуальные» склады, как «Гарантийный ремонт», «Брак» и др.

Склады могут быть разбиты на категории. Категория склада имеет значение при автоматическом расчете себестоимости товаров. Себестоимость рассчитывается по средневзвешенному методу. На складах одной категории себестоимость товаров считается так, как если бы все товары находились на одном складе: общая стоимость товаров одного вида делится на общее количество этих товаров. Себестоимость же товаров на складах разной категории рассчитывается независимо.

Система позволяет оформлять документы в различных валютах. Все используемые компанией валюты и их курсы содержатся в справочнике валют. Количество валют в справочнике не ограничено. Две валюты являются выделенными: базовая и национальная. Базовая и национальная валюты назначаются при создании новой компании. В качестве базовой рекомендуется использовать какую-нибудь твердую валюту, например, доллары США. В этой валюте ведется весь внутренний учет товарных и расчетно-денежных операций. В какой бы валюте ни были оформлены товарные или платежные документы, система, одновременно с суммой, указанной в документе, запоминает также ее эквивалент в базовой валюте, пересчитанный по указанному в документе курсу. Курсы всех валют устанавливаются по отношению к базовой. В качестве национальной валюты выбирается валюта, в которой требуется иметь финансовые отчеты (в России это, как правило, рубли). При желании базовая и национальная валюты могут совпадать. Система позволяет поддерживать также историю курсов валют.

При оформлении любого документа обязательно должен быть указан расчетный счет. В справочник счетов удобно включить несколько расчетных счетов, и при оформлении документа каждый раз выбирать требуемый счет. Тогда вы легко сможете отделить, например, товары, закупленные или проданные за наличные деньги, от товаров, прошедших по безналичному расчету. Для этого достаточно ввести специальный счет Касса и проводить по нему документы, за которые было заплачено наличными деньгами. Тогда при просмотре базы данных или при получении отчетов вы всегда можете отделить эти товары. Кроме того, вы всегда будете иметь информацию о том, сколько денег находится в кассе, сколько на счете в банке и т. д.

Кроме основных полей все справочники могут содержать настраиваемые дополнительные поля. Дополнительные поля могут быть числовыми, текстовыми или иметь тип «дата». Количество дополнительных полей, их название, тип и размер определяется администратором системы при создании компании.